KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
W związku z wejściem w życie unijnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), którego celem jest ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych na terenie Unii Europejskiej (UE), podajemy poniżej informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych. Jako Administrator odpowiadamy za ich wykorzystywanie w sposób zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami.
W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane osobowe?
Państwa dane osobowe, uzyskane przy zawieraniu umowy oraz w trakcie jej trwania, wykorzystujemy w następujących celach:
- zawarcia i wykonywania łączącej nas umowy, w tym rozpatrywania reklamacji oraz dokonywania rozliczeń w czasie trwania umowy lub do ich zakończenia (podstawa prawna: art.6 ust.1b RODO);
- wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na nas na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i z zakresu rachunkowości dotyczących m.in. wystawiania i przechowywania faktur VAT oraz innych dokumentów np. zleceniach transportu, dokumentach transportowych (podstawa prawna: art.6 ust.1c RODO);
- tworzenia na nasze wewnętrzne potrzeby zestawień, analiz i statystyk w czasie trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (podstawa prawna: art.6 ust.1 f RODO- czyli uzasadniony interes administratora);
- ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń wynikających z umowy przez okres ich przedawnienia (podstawa prawna: art.6 ust.1f RODO- czyli uzasadniony interes administratora);
- weryfikacji wiarygodności płatniczej przy zawarciu, przedłużeniu lub rozszerzeniu zakresu tej lub kolejnej umowy (podstawa prawna: art.6 ust.1b RODO);
Komu przekazujemy Państwa dane?
Państwa dane przekazujemy:
- firmom informatycznym obsługującym nasze systemy informatyczne lub udostępniającym nam narzędzia informatyczne;
- podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi niezbędne do wykonania zawieranej z Państwem umowy- jeżeli zawarta z Państwem umowa wymaga ich udziału np. przy zleceniach transportu, wysyłce korespondencji;
- podmiotom pośredniczącym w sprzedaży naszych usług i produktów, lub organizacji akcji marketingowych;
- podmiotom prowadzącym działalność płatniczą np. bankom- w związku z dokonywanymi płatnościami;
- podmiotom świadczących usługi prawne i windykacyjne, podatkowe
- podmiotom upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa (zwłaszcza sądy i organy państwowe).
Czy Państwa dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?
Obecnie nie przekazujemy i nie planujemy w przyszłości przekazywać Państwa danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), który obejmuje kraje członkowskie Unii Europejskiej oraz Norwegię, Islandię i Liechtenstein.
Jaki jest okres przechowywania danych?
Państwa dane będą przetwarzane przez okres:
- wykonania umowy / umów – do momentu jej / ich rozwiązania lub wygaśnięcia;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy / umów lub roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych;
- wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych – do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów prawa.
Jakie macie Państwo prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych?
Mogą Państwo złożyć do nas:
- wniosek o:
- dostęp do danych, w tym udzielenie informacji o przetwarzanych danych lub kopię danych;
- sprostowanie nieprawidłowych danych;
- usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie;
- ograniczenie przetwarzania poprzez wstrzymanie operacji na danych przez określony czas albo nieusuwanie danych (we wniosku należy wskazać właściwy sposób ograniczenia przetwarzania);
- przeniesienie danych (jeżeli zostało spełnione warunki zawarte w art.20 ust.1 RODO);
- sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.
Wnioski prosimy kierować na adres email: rodo@imed.com.pl
Skarga
Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane osobowe niezgodnie z przepisami prawa, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
Kontrahent jest zobowiązany do przekazania powyższej informacji, osobom reprezentującym i pracownikom Kontrahenta, których dane zostały przekazane firmie Imed Poland Sp .z o.o.
Pharmacovigilance (PV)
Informacje o zdarzeniach niepożądanych gromadzone i przetwarzane przez Firmę i Partnera mogą zawierać dane osobowe („Dane osobowe PhV”), tj. informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej („Podmiot danych”). Przetwarzanie obejmuje wszelkie operacje wykonywane na danych, takie jak przechowywanie, zmiana, odzyskiwanie, wykorzystywanie i ujawnianie.
Strony będą przetwarzać wszystkie Dane Osobowe PhV zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa, zasadami, wytycznymi i regulacjami, ze wszystkimi zmianami w okresie skuteczności obowiązków przetwarzania danych wynikających z niniejszej Umowy (dalej „Przepisy dotyczące ochrony danych”) oraz zgodnie z niniejszą Umową.
Dane Osobowe PhV dotyczą następujących Podmiotów Danych:
- Osoby, u których wystąpiły zdarzenia niepożądane
- Osoby zgłaszające zdarzenia niepożądane (np. pracownicy służby zdrowia, inne osoby)
Dane Osobowe PhV mogą zawierać następujące kategorie danych:
- Dotyczące osoby, u której wystąpiły zdarzenia niepożądane: dane, takie jak inicjały, wiek, płeć, stan ciąży, kraj, szczegóły zdarzeń niepożądanych. Szczegóły zdarzenia niepożądanego mogą obejmować wrażliwe dane osobowe, takie jak informacje o zdrowiu, pochodzeniu rasowym i etnicznym oraz życiu seksualnym.
- Dotyczące osoby zgłaszającej zdarzenia niepożądane: informacje kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, miasto, kraj.
Każda ze Stron gwarantuje przetwarzanie Danych Osobowych PhV wyłącznie w celach związanych z prawnymi i branżowymi standardowymi obowiązkami w zakresie nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii oraz zgodnie z wymogami określonymi w niniejszej Umowie.
Każda ze Stron niezwłocznie powiadomi drugą Stronę (o ile nie jest to prawnie zabronione) o prawnie wiążących wnioskach o ujawnienie Danych Osobowych PhV oraz o każdym przypadkowym lub nieuprawnionym dostępie.
Każda ze Stron gwarantuje, że wdrożyła najnowocześniejsze techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia ciągłej poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania oraz zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi, przypadkowemu zniszczeniu lub utracie, nieuprawnionej modyfikacji lub usunięciu Danych Osobowych PhV.
Każda ze Stron gwarantuje stosowanie ścisłej zasady niezbędnej wiedzy przy zapewnianiu dostępu do Danych Osobowych PhV.
Każda ze Stron gwarantuje, że w przypadku dalszego przetwarzania związanego z Danymi Osobowymi PhV, wcześniej poinformowała drugą Stronę i że w Umownie zapewniła odpowiedni poziom ochrony danych ze dalszymi przetwarzającymi dane.